Le suivi des plans d’actions au cœur de la réussite des projets de transformation

par | 25 avril 2022 | Pilotage

Le pilotage du plan d'actions est au coeur de la transformation

Réaliser un plan d’actions peut paraître assez simple, mais bien le suivre représente une tout autre histoire ! La mise en place d’un plan d’actions efficace commence par la définition des outils qui permettront à ce plan d’actions de voir le jour. Évidemment, nombreuses sont encore les entreprises à être tentées de le faire gratuitement dans Excel… Mais est-ce vraiment une bonne idée ? En effet, la plupart des plans d’actions que l’on retrouve sur la toile se présentent sous la forme d’un tableau Excel. Pourtant, suivre un plan d’action ne consiste pas à se contenter de renseigner des cellules Excel, mais il s’agit surtout de coordonner le travail de plusieurs personnes en veillant à l’avancement grâce à des indicateurs pertinents et des alertes ou notifications utiles pour chaque personne. À l’ère de la transformation numérique, les bons exemples à suivre pour réussir ses plans d’actions sont plutôt associés à des outils adaptés…

Plan d’actions : la base des stratégies de l’entreprise

Avec la multiplication des données, des projets et des intervenants, le pilotage est globalement devenu une priorité. Au niveau des plans d’actions, le pilotage à mener ne cesse de se complexifier, et ce malgré la réduction des délais. Pour les décideurs, prendre du recul s’avère donc essentiel pour suivre les tâches menées et à mener. Tout l’enjeu consiste à alléger la gestion de ces tâches tout en garantissant un maximum d’efficience au sein de l’entreprise. C’est là que le plan d’actions entre en scène. Cet outil, simple et foisonnant à la fois, représente l’un des piliers fondamentaux de la transformation des entreprises. Comment, en effet, mesurer le déploiement de chaque projet et parvenir à atteindre ses objectifs en même temps ? Avec un plan d’actions succinct et complet à la fois, les tâches sont listées et attribuées aux différents intervenants, permettant ainsi de définir plus clairement les objectifs et de terminer les projets dans les temps.

Le plan d’actions répond à de nombreux enjeux :

  • Attribution des tâches aux différents collaborateurs ;
  • Budgétisation précise et globale de chaque projet ;
  • Identification des nouvelles pistes d’action ;
  • Amélioration de l’anticipation ;
  • Augmentation de la productivité ;
  • Etc.

Mais ce n’est qu’à travers un bon pilotage que le plan d’actions prend tout son sens…

Pilotage du plan d’actions, le nerf de la guerre

Ce n’est en effet qu’à travers un suivi rigoureux que le plan d’actions rencontre le succès.
Chaque plan d’actions, peu importe le secteur de l’entreprise, se compose d’un certain nombre d’éléments clés :

  • L’objectif global et les objectifs secondaires ;
  • Le KPI, ou indicateur de suivi pour quantifier précisément les résultats ;
  • Le responsable : identification du collaborateur en charge de chaque tâche ;
  • Le budget : budget par action et budget global pour chaque projet ;
  • Le délai : date butoir de chaque tâche et délai global du projet.

Pour tirer profit des différentes facettes du plan d’actions, un suivi rigoureux de cette véritable feuille de route s’avère indispensable.

En effet, le plan d’actions doit être suivi et respecté par chaque intervenant. La collaboration joue un rôle essentiel dans sa réussite, puisque c’est l’implication des différents acteurs qui déterminera l’efficience du plan.

Aux équipes managériales, donc, de s’assurer que chacun joue le jeu et que le plan d’actions est complété en temps et en heure.

En parallèle, notamment lorsque de nombreux intervenants sont impliqués, le recours à un logiciel de suivi de plan d’actions s’avère essentiel pour garantir la bonne avancée des différentes tâches et des différents projets.

Le logiciel de gestion des plans d’actions au service de l’amélioration continue

Quitte à fédérer ses équipes, autant le faire autour d’outils et de logiciels à la fois simples et performants. D’autant que les plans d’actions concernent absolument tous les métiers, depuis les achats jusqu’aux ressources humaines en passant par la maintenance et la sécurité.
Bonne nouvelle, une gestion à la fois transparente et centralisée des plans d’actions est aujourd’hui possible. Les éditeurs de logiciels proposent en effet des outils de plus en plus perfectionnés, destinés à ancrer une démarche d’amélioration continue durable dans la politique de l’entreprise.

Avec ces logiciels de gestion de plans d’actions, l’heure n’est plus à la multiplication des fichiers Excel, mais à la centralisation. Tous les projets sont ainsi centralisés dans une seule et unique plateforme, ce qui permet d’accéder à une vue d’ensemble sur les tâches et les travaux à mener.

La réussite de la mise en place d’un tel outil repose avant tout sur l’adhésion et l’implication des collaborateurs autour de cet outil, mieux vaut donc s’inspirer des bons exemples en matière de plans d’actions comme expliqué dans cet article.

Quelques exemples de logiciels de suivi des plans d’actions

Les éditeurs de logiciels ont littéralement révolutionné la gestion de projets en entreprise, en permettant aux équipes de travailler en cohésion et de suivre leurs performances en temps réel.

D’ailleurs, ils ont développé de nombreux outils au service du suivi des plans d’actions. Parmi ces logiciels, on trouvera notamment :

  • Monday.com : logiciel intuitif et efficace adapté à la plupart des entreprises ;
  • Wrike : logiciel de collaboration permettant également de gérer les horaires de travail des collaborateurs ;
  • Teamwork : plateforme utilisée en interne et en externe incontournable pour les chefs de projet ;
  • Trello : outil sous forme de “cartes” permettant de structurer les actions ;
  • Etc.