Dématérialisation des documents : le sujet indispensable en 2023 !

par | 23 novembre 2022 | Dématérialisation

Dématérialisation des documents : le sujet indispensable en 2023 !

La gestion des documents papier est une préoccupation pour toute entreprise. Ils prennent de la place au sol et remplissent les salles de stockage, ce qui nécessite un entretien et une maintenance réguliers. Un document prend également un certain temps pour être créé, lu, archivé et retrouvé en cas de besoin. Il y a aussi le risque de le perdre. C’est pourquoi, plus que jamais, la dématérialisation des documents sera l’un des sujets n°1 en 2023. Après avoir traité une partie du sujet il y a quelques années, il nous paraissait important de revenir, dans cet article, sur ce qu’est la dématérialisation des documents, ses champs d’application, ses avantages et ses inconvénients. Nous vous donnons également quelques bons exemples à suivre d’entreprises qui ont réussi leur dématérialisation.

Dématérialisation : définition et champ d’application au sein de l’entreprise

Commençons par une définition. La dématérialisation est le fait d’obtenir, de gérer et d’archiver des documents sans avoir recours au papier. Elle consiste à remplacer les documents papier par des documents numériques, sur un réseau informatique. En d’autres termes, la dématérialisation consiste à déplacer des documents papier vers un format numérique, informatisé. Cela ne signifie pas nécessairement que les documents seront stockés dans un format numérique, mais que le processus de gestion des documents sera entièrement numérique.

Avantages de la dématérialisation des documents

La dématérialisation en tant que pilier de la transformation digitale des entreprises, présente de nombreux avantages…

  • Accès facile et rapide aux documents : le principal avantage de la dématérialisation est la rapidité et la facilité avec lesquelles les documents peuvent être consultés. Fini les piles interminables de papier à trouver et à lire. Au contraire, les documents sont disponibles en quelques secondes sur un réseau informatique.
  • Gain de temps et d’espace : les documents papier doivent être classés, puis retrouvés. Ce processus peut prendre beaucoup de temps. Et le fait d’avoir trop de documents au même endroit peut entraîner un risque d’incendie ou d’inondation. En cas de catastrophe, l’accès aux documents vitaux de l’entreprise peut être retardé en raison du temps nécessaire pour retrouver les documents papier.
  • Réputation : une entreprise qui a investi dans une stratégie de dématérialisation montre qu’elle est axée sur la modernisation et la numérisation. C’est une indication de l’attention que l’entreprise porte aux détails et de sa volonté d’améliorer la qualité de ses processus documentaires.
  • Automatisation des processus : le remplacement des documents papier par des documents numériques permet une plus grande automatisation. Cela sera particulièrement pertinent avec l’utilisation croissante de décisions fondées sur des données et reposant sur des logiciels.
  • Une meilleure conformité : l’objectif d’une entreprise devrait être de produire et de gérer des documents conformes. Malheureusement, les documents papier ne sont souvent pas conformes aux normes de sécurité. Avec des documents au format numérique, il sera possible de se conformer aux règles de normalisation et de cybersécurité, notamment grâce à la signature électronique.
  • Durabilité : pour l’environnement et les générations futures, il est essentiel que les entreprises s’orientent vers une dématérialisation des documents. Il sera nécessaire de remplacer les documents papier par des documents stockés au format numérique. Cela permettra de réduire la consommation de papier et la quantité de déchets générés par l’impression et le stockage des documents.

Inconvénients de la dématérialisation des documents

…mais aussi quelques inconvénients :

  • Investissement plus important : les entreprises qui ont investi dans une stratégie de dématérialisation doivent s’assurer que leur département informatique peut soutenir cette stratégie. En particulier, le service informatique doit acquérir de nouveaux serveurs et embaucher des personnes ayant les compétences nécessaires pour gérer les serveurs.
  • La nécessité d’un environnement hautement sécurisé : l’investissement dans la dématérialisation des documents est nécessaire, mais il n’est pas anodin. Il doit se faire dans un environnement hautement sécurisé où les risques de piratage ou de vol sont réduits au minimum.
  • La nécessité de trouver les bons partenaires : l’acquisition d’un système de gestion documentaire est l’une des premières étapes du processus de dématérialisation. C’est une décision importante, car il sera utilisé dans l’entreprise pendant des années. Il est donc important de trouver un partenaire qui réponde aux attentes de l’entreprise en termes de service, de qualité et de prix.

3 exemples de dématérialisation réussie

Côté mise en œuvre, il existe de nombreuses solutions de dématérialisation des documents, qui vont des grands éditeurs internationaux aux solutions françaises comme celle de LegalySpace par exemple. Voici d’ailleurs 3 exemples de dématérialisation réussie :

Le gouvernement britannique

Le gouvernement britannique s’est engagé à réduire sa consommation de papier. Il s’est donc fixé comme objectif de dématérialiser ses documents d’ici 2025. Cette initiative s’inscrit dans l’ambition du gouvernement d’être une administration sans papier.

Transportadora de Gas del Sur

Transportadora de Gas del Sur, une entreprise de logistique basée en Argentine, a décidé de dématérialiser ses documents et de numériser ses processus métier. L’entreprise a décidé d’utiliser un système de gestion de documents qu’elle avait déjà utilisé dans son activité bancaire.

DSV

DSV est une société de logistique mondiale de premier plan. Elle a décidé de dématérialiser ses documents et d’utiliser une solution blockchain pour suivre l’évolution de ses expéditions. C’est un bon exemple d’utilisation des nouvelles technologies et de solutions numériques innovantes.

 

Comme nous l’avions vu dans un précédent article, le capital données des entreprises ne se valorise pas sans effort. Aussi, au-delà de l’aspect pratique et sécuritaire, la dématérialisation des documents est un travail indispensable à mener pour tirer pleinement partie de vos datas et créer de la valeur pour votre entreprise. Pensez-y, c’est pour demain !