Comment faire les bons choix pour dématérialiser ses documents d’entreprise ?

par | 8 septembre 2020 | Dématérialisation

Dématérialisation, Cloud et échanges de données

Les entreprises sont aujourd’hui confrontées au défi de gérer efficacement et intégralement un nombre croissant d’informations en liens avec leurs processus. La dématérialisation permet de transformer des papiers en des données électroniques afin de les gérer avec des outils informatiques. Ainsi, l’entreprise a la possibilité d’enregistrer des fichiers quel que soit leur format, de les archiver en toute sécurité et d’accéder rapidement à leur contenu en fonction des tâches découlant de la mise en œuvre d’un process métier entre les différents services.

Mais nous allons voir que la dématérialisation ne consiste pas uniquement à transformer un formulaire papier en un formulaire à saisir dans un fichier Word ou PDF et qu’il est préférable de pouvoir exploiter les informations saisies dans ces fichiers de manière structurée. Pour cela, seules des solutions de GED (Gestion Electronique des Documents) ou DMS (Document Management System) et de gestion de process collaboratifs évolués peuvent aider les entreprises à dématérialiser leur fonctionnement plus rapidement.

La gestion de contenu d’entreprise comme enjeu majeur pour les organisations

La gestion de contenu d’entreprise ou Enterprise Content Management vise à gérer l’ensemble des données produites ou manipulées par une entreprise. Elle couvre différents aspects de la gestion documentaire comme la gestion de contenu web, la gestion électronique des documents, la gestion des courriels, etc. La fouille de données fait également partie de cette notion très vaste. L’ECM est évidemment bien plus qu’un simple archivage numérique des fichiers. En effet, cette approche concerne plus exactement le travail avec des données « vivantes » au sein d’un système intelligent. Vous pouvez ainsi rechercher des fichiers et des informations de toutes sortes, en discuter à l’aide d’outils collaboratifs et même les évaluer avec des outils d’analyse. Un système ECM est l’un des pivots centraux de l’environnement informatique de l’entreprise. Il communique avec tous les systèmes, crée des process de travail numérisés dans différents départements et offre des possibilités techniques pour résoudre une grande variété de problèmes.

Dropbox et Google Drive comme outils de base

On peut considérer les logiciels comme Dropbox ou Google Drive comme des DMS, mais malheureusement ceux-ci ne disposent pas des mêmes fonctionnalités que des solutions plus complètes centrées sur la dématérialisation des process d’entreprise et des fichiers associés. DropBox par exemple est un outil de stockage de données multi-plateforme qui permet de sauvegarder physiquement des fichiers dans le Cloud, mais également sur un certain nombre d’appareils qui y sont connectés. Le système dispose de la capacité d’archiver différentes versions d’un fichier et aussi de partager des dossiers entiers ou des fichiers avec vos collaborateurs. Google Drive est une plateforme un peu différente dans la mesure où il offre également la possibilité de concevoir des documents. En effet, il est envisageable par le biais de Google Doc par exemple de rédiger des fichiers directement depuis son navigateur et à plusieurs utilisateurs. Ainsi, la rédaction multiple est permise et cela est même faisable en simultané. Le partage des fichiers est donc possible et l’interfaçage avec des outils comme Gmail est un plus non négligeable. De manière générale, ces outils sont parfaits pour les petites structures et en particulier les entreprises qui souhaitent des solutions simples à mettre en place. Malheureusement, elles seront limitées dans la mesure où elles ne permettent pas de gérer des process métier dans leur ensemble et c’est là que les véritables outils de DMS et de gestion de processus collaboratifs font la différence.

Du DMS au Case Management

Ce qui fait la force de la gestion de processus collaboratifs, et c’est finalement ce qui importe le plus à l’heure actuelle : c’est la possibilité de penser, concevoir, suivre et contrôler tous les process d’entreprise de manière simple pour améliorer les performances de son organisation et réduire le temps de chaque activité.

Pour migrer vers ces nouveaux logiciels de GED capables de dématérialiser également les processus, il n’est pas nécessaire se débarrasser des outils précédemment acquis, car les solutions de gestion de process collaboratifs peuvent s’interfacer très aisément. Ainsi il est plus facile de mettre en place certains workflows, qu’ils soient exigés par la législation en vigueur ou par certains clients. Pour finir, le tout numérique offre aussi la possibilité d’économiser le papier et de respecter l’environnement. Réduire les coûts du papier, récupérer de l’espace physique et gagner du temps dans la recherche et l’affichage de la documentation est un enjeu majeur pour les entreprises à l’heure actuelle.