À l’heure de la transformation digitale, les entreprises comme les collectivités doivent transformer leur façon de délivrer des services en interne dans l’organisation. La digitalisation des services internes va plus loin que les projets de dématérialisation et a pour objectif d’assurer une meilleure communication entre les employés tout en augmentant leur engagement et leur satisfaction.
Quels types d’échanges peuvent être digitalisés ? Comment et pourquoi accélérer la digitalisation des services internes ?
La digitalisation des services internes
Qu’il s’agisse d’un problème informatique à déclarer à la DSI ou d’une demande à faire au service RH, les collaborateurs sont désormais habitués à la digitalisation de leurs échanges. Il y sont même attachés, puisque le traitement numérique de chacune de leurs demandes leur permet de suivre l’évolution, les réponses et la solution en direct. Et ces points positifs qu’il est possible de tirer de la digitalisation des services internes, certaines entreprises les ont bien compris. Beaucoup ont d’ailleurs développé des stratégies digitales internes où le centre de services propose des portails web qui montrent la voie de la transformation digitale.
En adoptant de nouveaux outils digitaux toujours plus novateurs, l’entreprise atteint ses collaborateurs de manière directe. Ces derniers étant confrontés à des environnements de travail toujours plus concurrentiels, complexes et instables, il est plus que jamais temps de tirer le meilleur parti de la digitalisation des services internes afin d’optimiser le parcours collaborateur de bout en bout, en simplifiant et en regroupant les processus internes de l’entreprise.
La digitalisation rapide des services internes : un enjeu majeur pour les entreprises
Depuis plusieurs années déjà la digitalisation des services externes s’est accélérée afin de garantir une expérience client toujours plus performante. Toutefois, cet état de fait s’avère beaucoup moins vrai pour les services internes, où la digitalisation peine à prendre le dessus. Pourtant, avec l’essor des nouvelles formes de travail telles que les plateformes collaboratives ou le télétravail, la digitalisation des services internes s’avère essentielle pour garantir une productivité optimale. Là où la plupart des business models reposent sur les cibles grand public, la digitalisation interne représente le meilleur moyen de s’adapter efficacement aux nouvelles méthodes de travail. Et la bonne nouvelle, c’est que de nombreux outils sont mis à disposition accompagner cette transition et piloter son service Desk de manière optimale comme celui proposé par l’éditeur Octopus.
La DRH représente en effet un acteur majeur de la digitalisation des services internes car, même si la décision finale est prise par la direction, les ressources humaines restent au cœur de l’organisation collective. Et c’est en développant de nouveaux business models qu’elles parviendront à faire évoluer les outils et la culture de l’entreprise, autour d’un projet à la fois novateur et fédérateur.
Comment engager un projet d’accélération de la digitalisation des services internes ?
La digitalisation des services internes peut passer par l’installation de toute une série d’outils relativement faciles et peu onéreux à mettre en place. La plupart des entreprises passent par l’intermédiaire de leur centre de services qui s’occupe ensuite d’envoyer les mails et les newsletters, de mettre en place une plateforme intranet ou encore de créer un réseau social d’entreprise. Ces outils sont destinés à faciliter la communication en interne au travers de techniques digitales novatrices.
Le chatbot
Le chatbot fait partie des outils de digitalisation les plus performants pour améliorer la communication interne des entreprises. D’abord utilisé côté client, il se fait désormais une place dans l’organisation interne en améliorant l’expérience des collaborateurs et en facilitant la communication entre les employés et la direction, le tout en soulageant les ressources humaines.
L’outil de gestion des processus internes
Il existe aujourd’hui des outils de gestion spécialisés dans l’organisation interne des entreprises. Cet outil a pour objectif de digitaliser les processus et les informations en les stockant dans un seul et unique espace. La plupart des outils de gestion des processus internes sont hébergés sur le cloud et donc accessibles de partout. Un vrai plus pour les entreprises pratiquant le télétravail.
Le réseau social d’entreprise
Une autre façon d’accélérer sur la digitalisation des services internes consiste à mettre en place un réseau social d’entreprise dont l’objectif sera non seulement de fédérer les employés, mais aussi de capter leur intérêt et de les impliquer davantage dans la culture de l’entreprise.
Si l’accélération de la digitalisation des services internes est devenue si urgente, c’est aussi et surtout parce qu’elle contribue directement à engager, à fidéliser et à satisfaire les employés. En se sentant mieux informés et plus impliqués, les collaborateurs diffuseront une image positive de l’entreprise tout en gagnant en productivité.